Aviso Legal y Condiciones Generales del Servicio — Posdata

Última actualización: 29 de mayo de 2026 · Versión: 1.0

1. Identificación del Titular

El presente sitio web y la aplicación de escritorio Posdata son titularidad de:

• Nombre / Razón social: Botus
• NIT / Cédula: 1083465784-4
• Domicilio: cll4b #1-61, Tunja - Boyacá, Colombia
• Correo de contacto: legal@posdata.so
• Sitio web: https://posdata.so

En adelante, "Posdata" o "el Proveedor".

2. Objeto

El presente Aviso Legal regula el acceso, uso y contratación de los servicios ofrecidos por Posdata, incluyendo:

• La aplicación de escritorio Posdata (software instalado localmente).
• Los servicios en la nube asociados (sincronización, facturación electrónica, dashboard).
• El sitio web informativo y de contratación.
• Los addons y mini-servicios disponibles como extensión del plan contratado (Loypass, Tiendata y futuros).

El acceso al sitio web y el uso de la aplicación implican la aceptación plena y sin reservas de las presentes condiciones. Si el usuario no las acepta, debe abstenerse de usar el servicio.

3. Descripción del Servicio

3.1 Posdata como software

Posdata es un sistema de punto de venta (POS) instalado en el dispositivo del usuario, construido con tecnología Tauri. Está diseñado para operar en modo offline-first: todas las funcionalidades del POS, inventario y facturación interna funcionan sin conexión a internet. La conexión a internet es necesaria únicamente para:

• La emisión de documentos de facturación electrónica ante la DIAN.
• La sincronización de datos con la nube (disponible en planes de pago).
• La descarga de actualizaciones del software.
• El acceso al dashboard web y funcionalidades de plan Pro y Max.

Posdata no garantiza la disponibilidad permanente de los servicios en la nube, pero se compromete a mantener una disponibilidad objetivo del 99% mensual para los servicios de sincronización y facturación electrónica.

3.2 Facturación Electrónica (FE)

La funcionalidad de facturación electrónica DIAN es un módulo independiente del plan base. Su funcionamiento requiere:

1. La adquisición de un paquete de documentos FE.
2. La habilitación del usuario como emisor de FE ante la DIAN, para lo cual Posdata solicita la documentación descrita en la sección 6 de este aviso.
3. La disponibilidad del Proveedor Tecnológico (PT) autorizado por la DIAN con el que Posdata opera.

Posdata actúa como intermediario tecnológico habilitado. La validez legal de las facturas electrónicas emitidas depende del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución DIAN 000165 de 2023 y demás normas vigentes.

4. Planes y Precios

4.1 Estructura de planes

Todos los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen el IVA cuando aplica. Posdata se reserva el derecho de actualizar los precios con previo aviso de 30 días.

4.2 Plan Free

El plan Free es gratuito e indefinido. Incluye el POS completo en modo offline, gestión de inventario básico (1 bodega), facturación interna (no electrónica) y hasta 2 usuarios (1 administrador y 1 vendedor). No incluye facturación electrónica DIAN, conexión a la nube, SMS, cobros en línea, integraciones con terceros ni módulo de cotizaciones.

El uso del plan Free no genera ningún tipo de obligación económica para el usuario. Posdata puede modificar las funcionalidades incluidas en el plan Free con previo aviso de 30 días.

4.3 Planes de pago (Plus, Pro, Max)

Los planes de pago se contratan de forma mensual o anual:

• Modalidad mensual: El cobro se realiza al inicio de cada período mensual. Puede cancelarse en cualquier momento; el acceso al plan se mantiene hasta el final del período ya pagado.
• Modalidad anual: El cobro se realiza por anticipado por los 12 meses. Aplica un descuento del 10% sobre el precio mensual equivalente. No se realizan reembolsos proporcionales en caso de cancelación anticipada, salvo lo dispuesto en la sección 8 de este aviso.

La contratación se perfecciona con el pago exitoso del primer período. El usuario recibirá confirmación por correo electrónico.

4.4 Documentos de Facturación Electrónica incluidos en el plan

Cada plan de pago incluye un número de documentos FE por mes calendario. Los documentos no consumidos en el mes no se acumulan al período siguiente, salvo que el usuario haya adquirido un paquete adicional de documentos (ver sección 4.5). El contador de documentos incluidos se reinicia el primer día de cada mes.

4.5 Documentos FE adicionales

Cuando el usuario agota los documentos FE incluidos en su plan, puede continuar emitiendo documentos al precio adicional establecido:

Los documentos adicionales consumidos se facturarán al cierre del período mensual junto con la renovación del plan.

Adicionalmente, Posdata puede ofrecer paquetes de documentos FE prepagados con vigencia de 24 meses desde la fecha de compra. Los documentos de paquetes prepagados se consumen antes que los documentos del plan mensual.

4.6 Diferencias funcionales entre planes

Free:

• POS offline-first completo · Inventario (1 bodega) · Facturación interna · 2 usuarios · Reportes básicos

Plus (incluye todo Free, más):

• Facturación electrónica DIAN (100 docs/mes) · Hasta 4 usuarios · Hasta 3 bodegas
• Conexión y sincronización cloud · Boucher de venta por SMS · Cobros en línea
• Módulo de cotizaciones · Integraciones: Wompi, Bold, Nequi, Alegra, Siigo

Pro (incluye todo Plus, más):

• Facturación electrónica DIAN (1.000 docs/mes) · Hasta 8 usuarios · Hasta 5 bodegas
• 2 dispositivos POS satélite (app Android/iOS) · Acceso API completo
• MCP endpoint para agentes de inteligencia artificial · Dashboard multi-local · Roles y permisos granulares

Max (incluye todo Pro, más):

• Facturación electrónica DIAN (3.000 docs/mes) · Hasta 12 usuarios · Hasta 20 bodegas
• 4 dispositivos POS satélite · API + Webhooks en tiempo real · MCP endpoint avanzado
• Analítica predictiva (IA) · Soporte prioritario · SLA garantizado

5. Addons

Los addons son servicios complementarios opcionales que amplían las funcionalidades del plan contratado.

Loypass

Sistema de lealtad y recompensas para clientes frecuentes. Disponible como addon para planes Plus, Pro y Max. Las condiciones específicas de Loypass se detallan en sus propios términos de servicio, disponibles al momento de su contratación.

Tiendata

Tienda en línea sincronizada con el inventario del POS. Disponible como addon para planes Pro y Max. Las condiciones específicas de Tiendata se detallan en sus propios términos de servicio, disponibles al momento de su contratación.

La contratación de addons no modifica el plan base. Los addons pueden cancelarse de forma independiente al plan.

6. Requisitos para Activación de Facturación Electrónica

Para habilitar la facturación electrónica DIAN, el usuario debe proporcionar la siguiente documentación:

Personas jurídicas (sociedades, empresas):

1. RUT actualizado (no mayor a 90 días).
2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (no mayor a 30 días).
3. Foto o copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía) del representante legal.
4. PDF de la resolución de facturación electrónica otorgada por la DIAN (con prefijo asignado).

Personas naturales:

1. RUT actualizado.
2. Foto o copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía).
3. PDF de la resolución de facturación electrónica otorgada por la DIAN (con prefijo asignado).

Posdata procesará la documentación y activará el módulo FE en un plazo de 3 a 5 días hábiles desde la recepción de los documentos completos. Posdata no es responsable de demoras originadas en documentación incompleta, incorrecta o en tiempos de respuesta de la DIAN.

7. Obligaciones del Usuario

El usuario se compromete a:

• Utilizar el servicio de conformidad con la ley colombiana, este aviso legal y las buenas prácticas.
• No utilizar el servicio para emitir facturas electrónicas fraudulentas, falsas o que no correspondan a operaciones económicas reales.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y notificar a Posdata de inmediato ante cualquier uso no autorizado.
• No intentar acceder a sistemas, datos o cuentas de otros usuarios.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley.
• No ceder, sublicenciar o transferir su cuenta a terceros sin autorización expresa de Posdata.
• Mantener actualizada su información de contacto y facturación.
• Cumplir con todas las obligaciones tributarias ante la DIAN que le correspondan como emisor de facturación electrónica.

8. Política de Cancelación y Reembolsos

Cancelación por parte del usuario

El usuario puede cancelar su plan en cualquier momento desde la configuración de su cuenta o escribiendo a legal@posdata.so. La cancelación tiene efecto al final del período en curso (mensual o anual). No se generan cobros adicionales tras la cancelación.

Tras la cancelación, la cuenta pasa automáticamente al plan Free. Los datos del usuario se conservan durante 90 días en formato descargable, tras lo cual pueden ser eliminados.

Reembolsos

• Planes mensuales: No aplican reembolsos proporcionales por cancelación anticipada dentro de un período en curso.
• Planes anuales: Posdata ofrece reembolso proporcional de los meses no utilizados únicamente en caso de cancelación dentro de los primeros 15 días naturales desde la contratación o renovación anual, o en caso de falla del servicio imputable exclusivamente a Posdata que imposibilite su uso durante más de 72 horas continuas.
• Paquetes de documentos FE prepagados: No son reembolsables una vez adquiridos. Los documentos tienen vigencia de 24 meses.

Para solicitar un reembolso procedente, el usuario debe escribir a legal@posdata.so con el asunto "Solicitud de reembolso" dentro del plazo establecido.

9. Suspensión y Terminación del Servicio por parte de Posdata

Posdata puede suspender o terminar el acceso al servicio en los siguientes casos:

• Suspensión temporal: Por falta de pago (previo aviso de 3 días), por uso contrario a la ley o a estas condiciones, o por mantenimiento programado (notificado con al menos 24 horas de antelación).
• Terminación definitiva: Por uso fraudulento del servicio (emisión de facturas falsas, suplantación de identidad), por incumplimiento grave y reiterado de estas condiciones, o por requerimiento de autoridad judicial o administrativa.

En caso de terminación definitiva por causa imputable al usuario, no proceden reembolsos.

10. Propiedad Intelectual

El software Posdata, su código fuente, diseño, marca, logotipos, nombres comerciales, documentación y contenidos del sitio web son propiedad exclusiva de Botus y están protegidos por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual.

La adquisición de un plan de Posdata otorga al usuario una licencia de uso personal, intransferible y no exclusiva del software, limitada al número de dispositivos y usuarios establecidos en el plan contratado. Esta licencia no implica cesión de derechos de autor ni acceso al código fuente.

Queda expresamente prohibida la reproducción, distribución, comunicación pública, transformación o cualquier otra forma de explotación del software o sus contenidos sin autorización expresa de Posdata.

11. Limitación de Responsabilidad

Posdata no será responsable de:

• Pérdidas de datos ocasionadas por fallas del dispositivo del usuario, cortes de energía o situaciones fuera del control de Posdata.
• El incumplimiento de obligaciones tributarias del usuario ante la DIAN, incluso si usa el módulo de facturación electrónica de Posdata.
• Daños derivados del uso incorrecto del software por parte del usuario o de terceros autorizados por él.
• La disponibilidad de servicios de terceros integrados (Bold, Wompi, Alegra, Siigo, Twilio, etc.), cuyo funcionamiento es responsabilidad de cada proveedor.
• Pérdidas de negocio, lucro cesante o daños indirectos, incluso si Posdata fue informado de la posibilidad de tales daños.

La responsabilidad máxima de Posdata por cualquier reclamación derivada del uso del servicio estará limitada al valor pagado por el usuario en los últimos 3 meses de servicio.

12. Modificaciones al Servicio

Posdata se reserva el derecho de modificar, ampliar o descontinuar funcionalidades del servicio, siempre que:

• Los cambios que mejoren o amplíen el servicio puedan implementarse sin previo aviso.
• Los cambios que eliminen funcionalidades del plan contratado sean notificados con al menos 30 días de anticipación, durante los cuales el usuario podrá cancelar sin penalización.
• Los cambios de precio sean notificados con al menos 30 días de anticipación y apliquen a partir del siguiente período de facturación.

13. Ley Aplicable y Resolución de Disputas

Este aviso legal y la relación entre Posdata y el usuario se rigen exclusivamente por las leyes de la República de Colombia.

Ante cualquier controversia, las partes se comprometen a intentar una resolución amigable en un plazo de 30 días desde la notificación del conflicto. Si no se alcanza acuerdo, las disputas se someterán a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Tunja - Boyacá, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponder.

Para conflictos relacionados con protección al consumidor, el usuario puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en ejercicio de sus competencias como autoridad de protección al consumidor (Ley 1480 de 2011 — Estatuto del Consumidor).

14. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con este aviso legal, contratación o soporte:

• Correo: legal@posdata.so
• Soporte técnico: soporte@posdata.so
• Dirección: cll4b #1-61, Tunja - Boyacá, Colombia

Este Aviso Legal fue elaborado conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico), la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) y demás normas aplicables en la República de Colombia.