Términos y Condiciones — Posdata

Última actualización: 16 de septiembre de 2026 · Versión: 1.5

1. Identificación del Titular

El presente sitio web y la aplicación de escritorio Posdata son titularidad de:

• Razón social: Uxdata S.A.S. — Posdata es un producto de Uxdata S.A.S.
• NIT: 902099903
• Domicilio: cll4b #1-61, Tunja - Boyacá, Colombia
• Correo de contacto: [email protected]
• Sitio web: https://posdata.so

En adelante, "Posdata" o "el Proveedor".

2. Objeto

Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, uso y contratación de los servicios ofrecidos por Posdata, incluyendo:

• La aplicación de escritorio Posdata (software instalado localmente).
• Los servicios en la nube asociados (sincronización, facturación electrónica, funciones extra).
• El sitio web informativo y de contratación.
• Los addons y mini-servicios disponibles como extensión del plan contratado (Loypass, Tiendata y futuros).

El acceso al sitio web y el uso de la aplicación implican la aceptación plena y sin reservas de las presentes condiciones. Si el usuario no las acepta, debe abstenerse de usar el servicio.

3. Descripción del Servicio

3.1 Posdata como software

Posdata es un sistema de punto de venta (POS) instalado en el dispositivo del usuario. Está diseñado para operar en modo offline-first: todas las funcionalidades del POS, inventario y facturación interna funcionan sin conexión a internet. La conexión a internet es necesaria únicamente para:

• La emisión de documentos de facturación electrónica ante la DIAN.
• La sincronización de datos con la nube (disponible en planes de pago).
• La descarga de actualizaciones del software.
• El acceso a la app web y al portal de cuenta (planes de pago), y la conexión de agentes de inteligencia artificial mediante el conector MCP (disponible en todos los planes).

Posdata no garantiza la disponibilidad permanente de los servicios en la nube, pero se compromete a mantener una disponibilidad objetivo del 99% mensual para los servicios de sincronización y facturación electrónica.

3.2 Facturación Electrónica (FE)

La facturación electrónica DIAN está incluida en los planes de pago (Plus, Pro y Empresas); el plan Free no la incluye. Su funcionamiento requiere:

1. Un plan de pago vigente. En la modalidad mensual la FE opera por cupo de documentos incluidos más documentos adicionales (secciones 4.4 y 4.5); en las modalidades de 6 meses y anual es ilimitada bajo la política de uso justo de la sección 4.1.
2. Un certificado digital de firma electrónica vigente a nombre del usuario. En la modalidad mensual lo aporta el usuario; en las modalidades de 6 meses y anual lo incluye Posdata y gestiona su trámite ante la entidad de certificación (sección 4.1).
3. La habilitación del usuario como emisor de FE ante la DIAN, para lo cual Posdata solicita la documentación descrita en la sección 6 de este aviso.
4. La disponibilidad del Proveedor Tecnológico (PT) autorizado por la DIAN con el que Posdata opera.

Posdata actúa como intermediario tecnológico habilitado. La validez legal de las facturas electrónicas emitidas depende del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución DIAN 000165 de 2023 y demás normas vigentes.

3.3 Agentes de inteligencia artificial (conector MCP)

Posdata permite que el usuario conecte un agente de inteligencia artificial (ChatGPT, Claude, Cursor, VS Code, Gemini CLI u otro cliente compatible con MCP) a su punto de venta. El conector está disponible en todos los planes, incluido el Free, y se rige por las siguientes condiciones:

1. Autorización e identidad. El agente hereda la identidad del usuario local que lo vincula desde la app. No existen agentes sin una persona responsable detrás. El administrador de la cuenta decide si los vendedores pueden vincular agentes (desactivado por defecto).
2. Responsabilidad del usuario. El usuario que autoriza un agente responde por las acciones que ese agente ejecute en su nombre, en los mismos términos en que respondería si las hubiera hecho manualmente en la app. Esto incluye las ventas, cotizaciones, clientes y productos que el agente cree o modifique.
3. Límites. El agente solo puede ejecutar lo que permitan, a la vez, el plan contratado, el rol del usuario vinculado y el alcance del dispositivo. Ninguna función de pago se desbloquea por usar un agente, y la facturación electrónica no se emite por agente.
4. Confirmación humana. Las acciones irreversibles, costosas o con efecto sobre terceros (importaciones por lote, registro de ventas, envío de cotizaciones) requieren la confirmación de una persona en el dispositivo, con vista previa. El usuario acepta que esa confirmación es prueba suficiente de su voluntad.
5. Uso indebido y revocación. Posdata puede revocar de inmediato y sin aviso previo los tokens de agentes que presenten uso abusivo, automatizado más allá de los límites razonables de uso, o que comprometan la seguridad o la disponibilidad del servicio para otros usuarios. El usuario puede revocar sus agentes en cualquier momento desde Ajustes → Agentes de IA.
6. Disponibilidad. El conector se ofrece bajo la modalidad de mejor esfuerzo (best effort): no está cubierto por el objetivo de disponibilidad del 99% mensual de la sección 3.1, y su funcionamiento depende de que el dispositivo del usuario esté encendido, con Posdata abierto y con conexión a internet.
7. Terceros. El cliente de inteligencia artificial que el usuario elija es un producto de un tercero y se rige por los términos y la política de privacidad de ese proveedor. Posdata no responde por el comportamiento, las respuestas ni el tratamiento de datos que realice ese proveedor.
8. Privacidad. El tratamiento de datos asociado al conector se describe en la Política de Privacidad del Conector de Agentes de IA.

4. Planes y Precios

4.1 Estructura de planes

La facturación electrónica "ilimitada" de los planes de 6 meses y anual está sujeta a una política de uso justo de 3.000 documentos al mes por cuenta, orientada a evitar el abuso automatizado. Si una cuenta supera de forma sostenida ese volumen, Posdata contactará al usuario para migrarlo a un plan Empresas; en ningún caso se bloqueará la facturación sin previo aviso.

El certificado digital de firma electrónica incluido en los planes de 6 meses y anual es emitido por una entidad de certificación digital acreditada en Colombia a nombre del usuario (NIT o persona natural). Posdata gestiona el trámite de solicitud ante dicha entidad y no actúa como emisor del certificado.

Todos los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen el IVA cuando aplica. Posdata se reserva el derecho de actualizar los precios con previo aviso de 30 días.

4.2 Plan Free

El plan Free es gratuito e indefinido. Incluye el POS completo en modo offline, gestión de inventario básico (1 bodega), facturación interna (no electrónica) y hasta 2 usuarios (1 administrador y 1 vendedor). No incluye facturación electrónica DIAN, No incluye conexión a la nube, No incluye SMS, No incluye cobros en línea, No incluye integraciones con terceros ni módulo de cotizaciones.

El uso del plan Free no genera ningún tipo de obligación económica para el usuario. Posdata puede modificar las funcionalidades incluidas en el plan Free con previo aviso de 30 días.

4.3 Planes de pago (Plus, Pro, Empresas)

Los planes Plus y Pro se contratan en una de tres modalidades; Empresas se contrata bajo cotización y acuerdo particular:

• Modalidad mensual: El cobro se realiza al inicio de cada período mensual y se renueva automáticamente. Puede cancelarse en cualquier momento; el acceso al plan se mantiene hasta el final del período ya pagado. La facturación electrónica opera por cupo de documentos y con el certificado digital del propio usuario.
• Modalidad de 6 meses: Compra única prepagada por 6 meses (Plus $300.000 COP, Pro $780.000 COP), con un descuento aproximado del 17% frente al precio mensual equivalente. Incluye facturación electrónica ilimitada y certificado digital gestionado.
• Modalidad anual: Compra única prepagada por 12 meses (Plus $540.000 COP, Pro $1.428.000 COP), con un descuento aproximado del 25% frente al precio mensual equivalente. Incluye facturación electrónica ilimitada y certificado digital gestionado.

Las modalidades de 6 meses y anual no se renuevan automáticamente: al vencer el período, el usuario puede renovarlo o cambiar de modalidad; si no lo hace, la cuenta pasa al plan Free conservando sus datos. El usuario puede pasar de la modalidad mensual a 6 meses o anual en cualquier momento desde su cuenta. No se realizan reembolsos proporcionales en caso de cancelación anticipada de una modalidad prepagada, salvo lo dispuesto en la sección 8 de estos Términos y Condiciones.

La contratación se perfecciona con el pago exitoso del primer período. El usuario recibirá confirmación por correo electrónico.

4.4 Documentos de Facturación Electrónica incluidos en el plan

En la modalidad mensual, cada plan de pago incluye un número de documentos FE por mes calendario; en las modalidades de 6 meses y anual la facturación electrónica es ilimitada bajo la política de uso justo de la sección 4.1. Los documentos incluidos no consumidos en el mes no se acumulan al período siguiente; el contador de documentos incluidos se reinicia el primer día de cada mes. Los documentos adicionales adquiridos por el usuario conservan su vigencia según la sección 4.5.

4.5 Documentos FE adicionales

Cuando el usuario de un plan mensual agota los documentos FE incluidos en su plan, puede continuar emitiendo documentos al precio adicional establecido:

El servicio no se interrumpe al agotar el cupo: los documentos adicionales consumidos se facturarán al cierre del período mensual junto con la renovación del plan.

Adicionalmente, el usuario del plan mensual puede comprar documentos FE adicionales por anticipado al mismo precio por documento de su plan. Estos documentos se acumulan y conservan su vigencia durante 6 meses desde la fecha de compra, y se consumen después de agotar los documentos incluidos en el mes. Este cupo adicional no aplica a las modalidades de 6 meses y anual, donde la facturación electrónica es ilimitada.

4.6 Diferencias funcionales entre planes

Free:

• POS offline-first completo · Facturación interna ilimitada (no electrónica) · Inventario (1 bodega) · 2 usuarios · Reportes básicos de ventas
• Productos con variantes · Registro de clientes · Logo y personalización de recibos · Conexión a impresoras térmicas y lectores de código de barras · Actualizaciones gratuitas
• Conexión de agentes de inteligencia artificial mediante el conector MCP, con las funciones que permita el plan y el rol del usuario vinculado

Plus (incluye todo Free, más):

• Facturación electrónica DIAN (100 docs/mes en mensual; ilimitada en 6 meses y anual, con certificado digital incluido y gestionado) · Hasta 4 usuarios · Hasta 3 bodegas
• Conexión y sincronización cloud (app web y portal de cuenta) · 2 dispositivos POS satélite (Android/iOS/Windows/Mac) · Módulo de cotizaciones · Comprobante de venta por SMS
• Cobros en línea e integraciones habilitadas: Wompi, Bold, Nequi, Alegra, Siigo (*)

Pro (incluye todo Plus, más):

• Facturación electrónica DIAN (700 docs/mes en mensual; ilimitada en 6 meses y anual, con certificado digital incluido y gestionado) · Hasta 6 usuarios · Hasta 5 bodegas
• 4 dispositivos POS satélite (Android/iOS/Windows/Mac)
• Dashboard multi-local · Roles y permisos granulares · Campañas de marketing por SMS/Email (*)

(*) Servicios prestados por terceros (pasarelas de pago, software contable, proveedores de mensajería o de modelos de IA) que pueden generar costos adicionales cobrados por dichos terceros según sus propias condiciones. Posdata habilita la conexión; no incluye esos costos en el precio del plan.

Empresas (incluye todo Pro, más, según acuerdo):

• Usuarios y bodegas sin límite de plan · POS satélite según la operación
• Infraestructura dedicada o despliegue en la nube del cliente · SLA y soporte prioritario
• Licencia y facturación a la medida, bajo cotización

5. Addons

Los addons son servicios complementarios opcionales que amplían las funcionalidades del plan contratado.

A la fecha de esta versión, los addons anunciados se encuentran en construcción y no están disponibles para contratación. Los planes compatibles, precios y condiciones de cada addon se publicarán en posdata.so/planes y en sus propios términos de servicio al momento de su lanzamiento.

Loypass

Sistema de lealtad y recompensas para clientes frecuentes (puntos, descuentos y regalos).

Tiendata

Tienda en línea sincronizada en tiempo real con el inventario del POS.

Cuando estén disponibles, la contratación de addons no modificará el plan base y podrán cancelarse de forma independiente al plan.

6. Requisitos para Activación de Facturación Electrónica

Para habilitar la facturación electrónica DIAN, el usuario debe proporcionar la siguiente documentación:

Personas jurídicas (sociedades, empresas):

1. RUT actualizado (no mayor a 90 días).
2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (no mayor a 30 días).
3. Foto o copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía) del representante legal.
4. PDF de la resolución de facturación electrónica otorgada por la DIAN (con prefijo asignado).

Personas naturales:

1. RUT actualizado.
2. Foto o copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía).
3. PDF de la resolución de facturación electrónica otorgada por la DIAN (con prefijo asignado).

Certificado digital de firma electrónica:

• En la modalidad mensual, el usuario debe aportar su propio certificado digital vigente (emitido por una entidad de certificación acreditada en Colombia) y configurarlo en Posdata. Si el usuario ya cuenta con un certificado vigente al contratar 6 meses o anual, puede conectarlo y Posdata descontará del plan el valor equivalente al certificado, previa solicitud a soporte.
• En las modalidades de 6 meses y anual, Posdata gestiona la solicitud del certificado a nombre del usuario. Para ello, la entidad de certificación exige una verificación de identidad del firmante: una foto del documento de identidad y una foto del rostro. Posdata las solicita después de activar el plan, nunca antes del pago, y solo las usa para ese trámite (ver la Política de Privacidad). El certificado se emite a nombre del usuario (NIT o persona natural), tiene una vigencia de 2 años y sigue siendo del usuario aunque cancele el plan o deje de usar Posdata.

Posdata procesará la documentación y activará el módulo FE en un plazo de 3 a 5 días hábiles desde la recepción de los documentos completos y, en las modalidades con certificado gestionado, desde la emisión del certificado por la entidad de certificación. Mientras tanto, el usuario puede usar el POS con normalidad, incluida la facturación interna. Posdata no es responsable de demoras originadas en documentación incompleta, incorrecta o en tiempos de respuesta de la DIAN o de la entidad de certificación.

7. Obligaciones del Usuario

El usuario se compromete a:

• Utilizar el servicio de conformidad con la ley colombiana, estos Términos y Condiciones y las buenas prácticas.
• No utilizar el servicio para emitir facturas electrónicas fraudulentas, falsas o que no correspondan a operaciones económicas reales.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y notificar a Posdata de inmediato ante cualquier uso no autorizado.
• No intentar acceder a sistemas, datos o cuentas de otros usuarios.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley.
• No ceder, sublicenciar o transferir su cuenta a terceros sin autorización expresa de Posdata.
• Mantener actualizada su información de contacto y facturación.
• Cumplir con todas las obligaciones tributarias ante la DIAN que le correspondan como emisor de facturación electrónica.

8. Política de Cancelación y Reembolsos

Cancelación por parte del usuario

El usuario puede cancelar su plan en cualquier momento desde la configuración de su cuenta o escribiendo a [email protected]. La cancelación tiene efecto al final del período en curso (mensual, 6 meses o anual). No se generan cobros adicionales tras la cancelación.

Tras la cancelación, la cuenta pasa automáticamente al plan Free y el usuario conserva sus datos históricos en la aplicación instalada. Los datos sincronizados en la nube se conservan durante 90 días en formato descargable, tras lo cual pueden ser eliminados. El certificado digital gestionado en las modalidades de 6 meses y anual queda a nombre del usuario y conserva su vigencia con independencia del plan.

Reembolsos

De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), el usuario tiene derecho a retractarse del contrato dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, siempre que no haya hecho uso efectivo del servicio contratado. Ejercido el retracto en tiempo y forma, Posdata reembolsará el valor pagado dentro de los 30 días calendario siguientes.

Una vez transcurrido dicho plazo o una vez que el usuario haya accedido o utilizado el servicio, no procede reembolso alguno, con independencia de la modalidad contratada:

• Planes mensuales: Sin reembolso proporcional por cancelación dentro del período en curso.
• Planes de 6 meses y anuales: Sin reembolso proporcional por cancelación anticipada, una vez vencido el período de retracto legal. El servicio permanece activo hasta el final del período pagado.
• Documentos FE adicionales comprados por anticipado: No son reembolsables una vez adquiridos, al tratarse de contenido digital de acceso inmediato. Los documentos tienen vigencia de 6 meses desde la fecha de compra (sección 4.5).

Para ejercer el derecho de retracto, el usuario debe enviar un correo a [email protected] con el asunto "Derecho de retracto" dentro del plazo indicado.

9. Suspensión y Terminación del Servicio por parte de Posdata

Posdata puede suspender o terminar el acceso al servicio en los siguientes casos:

• Suspensión temporal: Por falta de pago (previo aviso de 3 días), por uso contrario a la ley o a estas condiciones, o por mantenimiento programado (notificado con al menos 24 horas de antelación).
• Terminación definitiva: Por uso fraudulento del servicio (emisión de facturas falsas, suplantación de identidad), por incumplimiento grave y reiterado de estas condiciones, o por requerimiento de autoridad judicial o administrativa.

En caso de terminación definitiva por causa imputable al usuario, no proceden reembolsos.

10. Propiedad Intelectual

El software Posdata, su código fuente, diseño, marca, logotipos, nombres comerciales, documentación y contenidos del sitio web son propiedad exclusiva de Uxdata S.A.S. y están protegidos por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual.

La adquisición de un plan de Posdata otorga al usuario una licencia de uso personal, intransferible y no exclusiva del software, limitada al número de dispositivos y usuarios establecidos en el plan contratado. Esta licencia no implica cesión de derechos de autor ni acceso al código fuente.

Queda expresamente prohibida la reproducción, distribución, comunicación pública, transformación o cualquier otra forma de explotación del software o sus contenidos sin autorización expresa de Posdata.

11. Limitación de Responsabilidad

Posdata no será responsable de:

• Pérdidas de datos ocasionadas por fallas del dispositivo del usuario, cortes de energía o situaciones fuera del control de Posdata.
• El incumplimiento de obligaciones tributarias del usuario ante la DIAN, incluso si usa el módulo de facturación electrónica de Posdata.
• Daños derivados del uso incorrecto del software por parte del usuario o de terceros autorizados por él.
• La disponibilidad de servicios de terceros integrados (Bold, Wompi, Alegra, Siigo, Brevo, etc.), cuyo funcionamiento es responsabilidad de cada proveedor.
• Pérdidas de negocio, lucro cesante o daños indirectos, incluso si Posdata fue informado de la posibilidad de tales daños.

La responsabilidad máxima de Posdata por cualquier reclamación derivada del uso del servicio estará limitada al valor pagado por el usuario en los últimos 3 meses de servicio.

12. Modificaciones al Servicio

Posdata se reserva el derecho de modificar, ampliar o descontinuar funcionalidades del servicio, siempre que:

• Los cambios que mejoren o amplíen el servicio puedan implementarse sin previo aviso.
• Los cambios que eliminen funcionalidades del plan contratado sean notificados con al menos 30 días de anticipación, durante los cuales el usuario podrá cancelar sin penalización.
• Los cambios de precio sean notificados con al menos 30 días de anticipación y apliquen a partir del siguiente período de facturación.

13. Ley Aplicable y Resolución de Disputas

Estos Términos y Condiciones y la relación entre Posdata y el usuario se rigen exclusivamente por las leyes de la República de Colombia.

Ante cualquier controversia, las partes se comprometen a intentar una resolución amigable en un plazo de 30 días desde la notificación del conflicto. Si no se alcanza acuerdo, las disputas se someterán a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Tunja - Boyacá, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponder.

Para conflictos relacionados con protección al consumidor, el usuario puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en ejercicio de sus competencias como autoridad de protección al consumidor (Ley 1480 de 2011 — Estatuto del Consumidor).

14. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con estos Términos y Condiciones, contratación o soporte:

• Correo: [email protected]
• Soporte técnico: [email protected]
• Dirección: cll4b #1-61, Tunja - Boyacá, Colombia

Estos Términos y Condiciones fueron elaborados conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico), la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) y demás normas aplicables en la República de Colombia.