¿Cómo cierro la caja y hago el arqueo?

El arqueo es la pregunta más vieja del mostrador: ¿cuadra la caja? Posdata la responde con una resta, no con un cuaderno.

Cómo funciona un turno

1. Apertura. Registras con cuánto efectivo arrancas (la base). Desde ese momento el turno está abierto y las ventas se van sumando.
2. Durante el día. Cada venta en efectivo suma. Si sacas plata para el domicilio o para comprar bolsas, la registras como salida; si metes plata, como entrada. Ese registro es lo que después hace que el arqueo signifique algo.
3. Cierre. Cuentas el efectivo físico y escribes cuánto contaste. Posdata te muestra el cálculo y la diferencia.

La cuenta que hace Posdata

Efectivo esperado = base de apertura + ventas en efectivo del turno + entradas de efectivo − salidas de efectivo.

Diferencia = efectivo contado − efectivo esperado.

Si la diferencia es positiva hay sobrante; si es negativa, faltante. El cierre guarda las dos cifras, no solo la diferencia, para que mañana puedas reconstruir qué pasó.

Qué no entra en el efectivo esperado

Lo que no llegó como billetes: tarjeta, transferencia, Nequi. Esas ventas quedan registradas en el turno y en los reportes, pero no se cuentan al arquear la gaveta, porque no están ahí. Es el error más común cuando alguien viene de llevar la caja en una libreta.

Quién puede cerrar

• Un vendedor puede abrir y cerrar su propio turno y registrar entradas y salidas de efectivo.
• Ver los turnos de todos, cancelar ventas o mirar los reportes es del administrador.

Los permisos exactos están en ¿Cómo agrego vendedores y qué permisos tienen?.

Sin internet y con varias cajas

El turno se abre, se mueve y se cierra sin conexión: todo se calcula con lo que el dispositivo tiene registrado (ver ¿Puedo vender si se va el internet?).

Si tienes más de una caja y estás en un plan de pago, los turnos se sincronizan y desde el administrador ves las cajas de todos los dispositivos de la cuenta. En el plan Free no hay sincronización: cada dispositivo arquea lo suyo. Los cupos de dispositivos por plan están en la página de planes.

Un hábito que evita discusiones

Registra las salidas de efectivo en el momento, no al final. Un faltante de veinte mil pesos a las ocho de la noche puede ser un robo, un vuelto mal dado o la plata del almuerzo que nadie anotó — y a esa hora ya nadie se acuerda. Con las salidas registradas, la diferencia del cierre casi siempre apunta a algo concreto.

Si administras varios turnos y varias personas, revisa cómo se ve el día completo en Posdata para minimercados y tiendas de barrio.