Glosario POS
¿Qué es Documento equivalente electrónico?
El documento equivalente electrónico es el comprobante de venta que la DIAN permite usar en lugar de una factura electrónica para ciertos negocios y operaciones —por ejemplo el tiquete de máquina registradora POS—, con su propia estructura y reglas de envío.
No todos los negocios en Colombia están obligados a emitir factura electrónica tal cual; la ley reconoce varios "documentos equivalentes" que cumplen una función similar según el tipo de operación: el tiquete de máquina registradora POS es uno de ellos, junto con otros como la boleta de entrada a espectáculos públicos o el documento expedido por bolsas de valores. Cada uno tiene su propia estructura y sus propias reglas.
El caso del tiquete POS es el que más le interesa a un comercio típico: una tienda de barrio, una ferretería o un minimercado pueden emitir este documento equivalente en vez de una factura electrónica completa, siempre que cumplan las condiciones que fija la DIAN para ese régimen. La diferencia práctica es que el documento equivalente electrónico suele llevar menos información obligatoria que una factura electrónica plena, pero igual debe transmitirse a la DIAN según la resolución vigente.
Es un terreno donde las reglas cambian con cierta frecuencia y donde conviene desconfiar de resúmenes genéricos: qué negocios pueden usar cada tipo de documento equivalente, qué información mínima debe llevar y cómo se transmite depende de la resolución DIAN vigente en el momento, no de una regla fija. Antes de decidir qué documento emitir, vale la pena confirmar con el contador del negocio o directamente en la normativa DIAN actualizada.
Para un negocio que apenas está entendiendo sus obligaciones, la pregunta útil no es "¿qué es un documento equivalente electrónico?" en abstracto, sino "¿cuál me corresponde a mí, según mi actividad y mi tamaño?". La respuesta cambia según el negocio, y equivocarse ahí tiene consecuencias tributarias reales.
Si necesitas entender cómo aplica esto a la facturación electrónica en Colombia, lee sobre el POS electrónico.
Términos relacionados
Facturación POS
La facturación POS es el proceso de generar, en el mismo punto de venta, el documento que respalda una venta —tiquete, factura o documento equivalente— en el momento en que el cliente paga, sin pasos manuales adicionales después.
UVT
La UVT (Unidad de Valor Tributario) es una medida que la DIAN ajusta cada año en Colombia para expresar valores, topes y sanciones tributarias en una unidad que no pierde poder adquisitivo con la inflación, en vez de fijarlos en pesos exactos.
POS
POS son las siglas de "Point of Sale" (punto de venta): el lugar, físico o digital, donde un cliente paga por un producto o servicio. En Colombia el término se usa tanto para el mostrador de la tienda como para el software que registra esa venta.